5.LA FUNCIÓN DE CONTROL
Vídeo explicativo. Función de control.
Los instrumentos de control
Edu había llevado a cabo todas las funciones a la perfección. Había
planificado todos los objetivos que quería conseguir y elaborado las
estrategias para hacerlo. Luego había organizado los trabajadores asignándoles
tareas, repartiéndolos en departamentos y estableciendo la jerarquía. Por
último, se había convertido en un líder participativo que motivaba a sus
trabajadores con una comunicación continua. Ahora quedaba una última función
clave: la de controlar que todo salía como él deseaba.
LA FUNCIÓN DE CONTROL se basa en verificar que todo sale como se
ha planificado, tanto en los objetivos planteados como en las estrategias
planteadas.
Como vemos planificación y control están muy relacionadas. La idea
de controlar es tratar de detectar a tiempo si nos desviamos de los objetivos
previstos para así tomar medidas a tiempo.
Para poder llevar a cabo la
función de control tenemos que pasar por unas fases.
1. Fijación de estándares.
Tenemos que fijar unos resultados previstos que puedan ser medibles. Por
ejemplo, vender 3.000 unidades en un año.
2. Medición de resultados reales. Hay que obtener todos los datos a
tiempo y no cuando ya el objetivo sea imposible de conseguir. por ejemplo,
controlar las unidades vendidas cada mes. Para ello tenemos unos instrumentos
de control que veremos a continuación.
3. Comparación de resultados y estándares. Se calcula las
diferencias entre los datos reales y lo que habíamos planificado (desviaciones)
y se intenta analizar cuáles son los motivos que han llevado a ello. Por ejemplo, si llega junio y solo hemos
vendido 500 unidades hay que averiguar por qué.
4. Corrección de las desviaciones. Se buscarán tomar las medidas
oportunas para que se puedan conseguir los objetivos planificados. Por ejemplo,
podría ser necesario hacer algunas ofertas.
En la fase dos hemos visto que
era necesario medir los resultados reales para poder saber si conseguir los
objetivos. Estos instrumentos son principalmente tres:
1. La auditoría. Analiza todos los datos que hemos extraído a
través de las cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias etc.).
Dentro de la auditoría distinguimos dos tipos:
La auditoría interna. La lleva la
propia empresa dentro de su función de control.
La auditoría externa. La realizan
empresas externas especializadas.
2. El control del presupuesto. Consiste en analizar todos los
gastos e ingresos de la empresa conforme suceden. Así podemos ver si estamos
cumpliendo las previsiones que habíamos planificado. Si por ejemplo en marzo
tenemos muchos más gastos delos planificados, sabremos que tenemos que recortar
los siguientes meses.
3. La estadística. Se trata de analizar todos los datos históricos
de la empresa y del sector en general. Así, por ejemplo, una empresa puede
detectar que el mes de febrero es un mes con pocas ventas en su sector. Ante esto, puede estudiar si es un buen
momento para hacer ofertas que le permitan vender más.
