1. LAS OBLIGACIONES CONTABLES DE LA EMPRESA: las cuentas anuales

Vídeo explicativo. Las cuentas anuales

En la vida, para tomar las decisiones adecuadas siempre hay que tener información fiable.  Por ello, las empresas necesitan un sistema que les permita registrar dicha información para cuando sea necesaria. El instrumento que permite el registro de la información de la empresa es la contabilidad.

La contabilidad son todos los instrumentos que nos permiten registrar todas las operaciones de la empresa y obtener información para poder analizarla y así tomar decisiones.

Este registro no es solo de gran importancia para la empresa para tomar decisiones, sino que puede ser utilizada por cualquier persona que desee tener información. Por ejemplo, si la empresa acude a un banco a pedir un préstamo, este querrá saber el estado de sus cuentas. Si la contabilidad de la empresa muestra que se encuentra en una muy mala situación, es posible que el banco le niegue el préstamo.

Por tanto podemos decir que hay muchos grupos interesados en la marcha económico-financiera de la empresa que justifican que el registro de todas las operaciones contables. Estos grupos son:

- Directivos. Desean tener información para la toma de decisiones dela propia empresa.
- Propietarios o accionistas. Quieren comprobar qué se hace con el dinero que han invertido.
- Trabajadores. Ya que su trabajo, salario y posibilidades de ascenso dependen de la marcha de la empresa.
- Acreedores. Desean saber si la empresa podrá devolverles el dinero que les han prestado en los plazos establecidos.
- Estado. Que necesita saber las operaciones y resultados de la empresa para el cobro de impuestos, concesión de subvenciones etc.

El Plan General Contable

Una vez que sabemos que hay que registrar la información la siguiente pregunta es muy obvia ¿cómo lo hacemos? Si cada empresa eligiera la manera que cree conveniente podría darse la situación de que muchas personas no entendieran esos datos. Así, en el ejemplo anterior, el banco al que se pide un préstamo tendría realmente difícil descifrar la contabilidad de cada empresa.

Por tanto, está claro que necesitamos una serie de normas para que todas las empresas hablen el mismo “lenguaje económico” y así, cualquier persona que lea la contabilidad de una empresa podrá entender lo que dice. De esta manera, la comparación entre datos de la empresa se hace mucho más sencilla.

El libro en el que aparecen todas estas normas es el Plan General Contable.

El Plan General Contable (PGC) es un documento en el que se establecen todas las normas sobre cómo se debe registrar la contabilidad de las empresas para que la información sea fiable, homogénea y comparable.

Los aspectos más importantes del PGC son:

- El objetivo principal es representar la imagen fiel de la empresa.

- Se establecen todas las normas para registrar la información y todos los nombres y definiciones para valorar el patrimonio de la empresa.

- Se indica cuáles son las cuentas anuales que las empresas deben elaborar.

Además, el PGC se divide en 5 partes:

1. Marco Conceptual.  Incluye los conceptos necesarios para prepararar y presentar las cuentas anuales 

2. Normas de Registro y Valoración. Incluye la información sobre la contabilización y la valoración. Aquí se reflejan todos los principios contables. 

3. Cuentas Anuales. Se indica las normas necesarias para elaborar las cuentas anuales. Es decir:

• El balance de Situación
• La cuenta de pérdidas y ganancias
• El estado de Flujos de Efectivo 
• El estado de cambios en el patrimonio Neto
• La memoria Anual

4. Cuadro de Cuentas. Se incluye la estructura de las cuentas contables, que se divide en 9 grupos.

5. Definiciones y Relaciones Contables. Se define el contenido de cada cuenta y los cargos y abonos más comunes de cada cuenta

Las cuentas anuales

Las cuentas anuales son una serie de documentos que las empresas tienen que elaborar todos los años y que tienen como misión informar de los resultados de la empresa, su patrimonio y su situación financiera

Existen 5 cuentas anuales.

1. La cuenta de pérdidas y ganancias (PyG). Muestra todos los ingresos y los gastos de la empresa durante el último año. Si los ingresos son mayores a los gastos habrá una ganancia. En el caso contrario tendremos una pérdida.

2. El balance de situación. Refleja todos los elementos del patrimonio de una empresa al acabar el año. Por tanto, vemos que es un documento estático ya que refleja una situación a una fecha, a diferencia de la cuenta de PyG que daba información de lo que ocurría durante todo un año.

3. Estado de cambios del patrimonio neto. Informa de todos los cambios que ha habido en el patrimonio neto de la empresa. Se centra especialmente en reflejar los cambios que habido en el capital o reservas de la empresa.

4. La memoria. Es un documento que comenta, amplía y detalla toda la información del resto de cuentas anuales. Es documento importante, ya que los otros documentos son principalmente numéricos. La memoria, sin embargo, permite dar explicaciones que tal vez los números no hagan por si solos.

5. Estado de flujos de efectivo. Informa de todos los movimientos de tesorería de la empresa.

Las grandes empresas están obligadas a elaborar las 5 cuentas. Las Pymes, en primer lugar, pueden usar modelos abreviados que faciliten la elaboración de las cuentas. En segundo lugar, para estas Pymes, el estado de flujos de efectivo es voluntario.

• Libro diario y libro mayor

El libro diario y el libro mayor permiten llevar a cabo el registro de las operaciones de contabilidad de una empresa en su día a día. Ambos libros están relacionados, ya que las operaciones que aparecen en el libro diario se deben trasladar al libro mayor. 

La diferencia principal entre ambos es que en el libro diario se anotan de manera diaria y cronológicamente todas las operaciones de la empresa. En cambio, en el libro mayor se anotan los movimientos de las cuentas, lo que nos permite ver su evolución a lo largo del tiempo y su saldo en un momento dado.